Veel VvE besturen spelen met de gedachte op zoek te gaan naar een nieuwe beheerder. Maar is het gras aan de overkant inderdaad wel groener? In deze blog bespreekt Mark de voor- en nadelen van overstappen en waarmee VvE bestuurders in het proces rekening moeten houden.
Gesprek gevoerd en vastgelegd door L. Cijfers
Mark, als VvE's overwegen over te stappen naar een andere beheerder, wat is dan je advies?
Mijn eerste advies in dit soort situaties is altijd om nog een keer goed in gesprek te gaan met de huidige beheerder. Door het wisselen van VvE beheerder gaat veel kennis verloren. De huidige beheerder kent het gebouw en de geschiedenis van de laatste jaren. Een nieuwe beheerder moet deze kennis eerst opbouwen. Ook moet de hele administratie worden overgezet. Dit is een arbeidsintensieve klus.
Overstappen naar een andere beheerder lijkt een mooie snelle oplossing, maar kent in de praktijk veel haken en ogen. Mijn advies zal dus altijd zijn om een overstap goed te overwegen en eerst het gesprek aan te gaan met de huidige beheerder om te kijken of de samenwerking verbeterd kan worden.
Hoe zou je zo een gesprek moeten voeren?
De basis voor een goede samenwerking tussen het VvE bestuur en de beheerder is vertrouwen. Als er problemen waren in het verleden waardoor het vertrouwen is beschadigd, is het belangrijk dit uit te spreken. Hierbij moeten beide partijen wel open staan voor de zienswijze van de ander. Echt naar elkaar luisteren en niet in verwijten blijven hangen dus.
Daarna kunnen de wederzijdse verwachtingen worden besproken. De VvE beheerder moet hierbij eerlijk aangeven of het dienstverleningsniveau dat de VvE verwacht realistisch is, ook gezien de vergoeding die betaald wordt voor het VvE beheer.
Als overeenstemming is bereikt over de toekomstige samenwerking is het verstandig de prioriteiten voor de volgende maanden vast te leggen. Welke dingen gaat de beheerder als eerste oppakken en op welke termijn zijn deze gereed? Om het vertrouwen weer te laten groeien is het verstandig de eerste periode, bijvoorbeeld het eerste half jaar, periodiek contact te hebben om de voortgang en mogelijke knelpunten te bespreken.
Dat klinkt een beetje als relatietherapie voor VvE's.
Haha, klopt, alleen dan wat zakelijker. Maar net zoals bij relaties is een vertrouwensband essentieel. Als de VvE en de beheerder er zelf niet uitkomen, maar wel graag verder willen gaan, bestaat ook de mogelijkheid voor 'mediation'. Hierbij helpt een onafhankelijke mediator de conflictpartijen samen een oplossing te zoeken.
En wat als het VvE bestuur en de beheerder er echt niet uitkomen?
Als de vertrouwensband ook na een laatste poging niet kan worden hersteld, is het raadzaam om op zoek te gaan naar een nieuwe beheerder.
Hoe pak je de zoektocht naar een passende beheerder aan? Wat zijn je belangrijkste adviezen?
Ik raad VvE besturen aan eerst goed met elkaar te bespreken wat hun verwachtingen en wensen zijn richting een nieuwe beheerder. Wat vinden zij belangrijk? Met name de prijs? Of vinden zij vooral de kwaliteit van dienstverlening van belang? Willen zij een lokaal gebonden beheerder of een grote partij? Welk serviceniveau verwachten zij? Willen zij bepaalde dingen zelf doen of verwachten zij full-service beheer? Vinden zij het belangrijk dat er een vast aanspreekpunt - een accountmanager - is?
Als dat soort vragen zijn beantwoord, ontstaat er een profielschets van de "ideale" beheerder. Met deze profielschets kan het bestuur vervolgens op zoek gaan naar een nieuwe beheerder.
Een ander advies is om altijd uitgebreid persoonlijk kennis te maken met de beheerder en niet blind af te gaan op de prijs. In eerste instantie zijn veel VvE's - heel begrijpelijk - gefocust op de prijs. Mijn ervaring leert echter dat op de lange termijn andere factoren steeds belangrijker worden. Van een scherpe prijs worden de bewoners niet blij als bijvoorbeeld de servicedesk niet bereikbaar op het moment dat de slagboom of de lift het niet doet. Een goede beheerder kan de VvE ook veel geld besparen door bijvoorbeeld scherp te zijn op de aanbiedingen van aannemers of doorlopende contracten.
Een ander punt is persoonlijk kennismaken. Ik adviseer besturen om een keer bij de beoogde beheerder op kantoor langs te gaan. Vraag of je een keer kennis kunt komen maken en of je de VvE manager en de technische manager kan spreken. Dit geeft vaak een goed beeld of de beheerder bij de wensen van de VvE past.
Als de keuze op een beheerder is gevallen, hoe gaat het dan verder?
Om van beheerder te wisselen is een officieel besluit tijdens de ledenvergadering nodig. In de praktijk is het raadzaam tijdens een eerste vergadering vast te stellen dat er inderdaad de wens bestaat om het beheer bij de huidige beheerder op te zeggen en op zoek te gaan naar een nieuwe beheerder. De vergadering kan bijvoorbeeld een commissie instellen met de opdracht in de volgende vergadering een voorstel voor een nieuwe beheerder te presenteren. Deze opdracht kan trouwens ook bij het VvE bestuur worden neergelegd. In de volgende vergadering wordt dan gestemd over het opzeggen van de overeenkomst met de huidige beheerder en verder te gaan met de nieuwe beheerder.
En dan?
Dan volgt een overgangsfase. In deze periode, die tot 3 maanden kan duren, draagt de oude beheerder alle zaken aan de nieuwe beheerder over. Er moet veel gebeuren in deze fase en hierdoor kan het beheer soms wat "rommelig" aanvoelen. De administratie moet worden overgezet, de beheerder moet zich inwerken in de historie van het gebouw en de VvE, de leveranciers en bewoners moeten worden geïnformeerd, bankvolmachten moeten worden overgedragen en nog veel meer. Pas daarna - als de basis weer op orde is - kan de nieuwe beheerder aan slag gaan met de grote klussen. Al met al dus een intensief traject.
In de volgende blog: Wat is een redelijke prijs voor VvE beheer? - In deze blog verteld Mark hoe de kosten voor VvE beheer zijn opgebouwd en welke prijzen in de huidige markt gebruikelijk zijn.
