VvE beheer in Gouda en de randstad

Om een VvE gezond te houden is het belangrijk, en zelfs wettelijk verplicht, om een goede administratie bij te houden en met een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) te werken of voor onderhoud te sparen. Ook het aansturen van contractpartners en aannemers vereist aandacht in het beheer van uw gebouw. Omdat de eigenaren hier vaak zelf geen tijd of knowhow voor hebben, kan het verstandig zijn dit onder te brengen bij een professionele beheerder die hier dagelijks mee bezig is.

"Het VvE beheer vandaag de dag vraagt veel van de beheerder: Van juridische kennis tot bouwkundige expertise; en niet te vergeten: Je moet een echte mensenmens zijn. Juist deze veelzijdigheid spreekt mij aan in het werk als beheerder."

Loeffen VvE beheer gelooft in full-service VvE beheer. Dat houdt in dat wij zowel de financiële administratie voor uw vereniging verzorgen maar ook het technisch beheer. Hierbij hoort o.a. het jaarlijks organiseren van de vergaderingen en het opstellen van de financiële jaarstukken. Daarnaast zijn wij het aanspreekpunt voor alle leden. Via ons inlogportaal heeft u altijd digitaal toegang tot uw meest recente VvE stukken. 

Goed technisch beheer is onmisbaar bij het in stand houden of verduurzamen van een appartementencomplex. Naast het prettige aanzicht voorkomt het ook onnodige schades die kunnen ontstaan door achterstallig onderhoud. Wij houden een oogje in het zeil en zorgen dat uw gebouw in goede conditie blijft.

Taken die u in ieder geval standaard in ons dienstenpakket aantreft: 

Aanvullende diensten

Naast onze standaard diensten biedt Loeffen VvE Beheer ook aanvullende diensten.

Opstellen Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)

Wij kunnen voor u het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opstellen. In het MJOP is vastgelegd welke onderhoudswerkzaamheden in de komende jaren nodig zijn. Op basis van het MJOP kan de VvE geld reserveren om de geplande onderhoudswerkzaamheden uit te voeren. Het voordeel als u Loeffen VvE Beheer vraagt om het MJOP op te stellen is dat wij uw VvE al kennen. Hierdoor kunnen wij tijdens het opstellen van de MJOP rekening houden met factoren zoals de financiële situatie van uw VvE of het gewenste onderhoudsniveau. U krijgt dus een MJOP op maat, helemaal toegespitst op de specifieke situatie van uw VvE.

Begeleiding grote onderhoudswerkzaamheden

Daarnaast kunnen wij voor u werkzaamheden in het kader van groot onderhoud begeleiden. Grote en complexe werkzaamheden, zoals het vernieuwen van het dak of het schilderen van het hele gebouw, hebben vaak baat bij een professionele projectbegeleider. Door onze ervaring kunnen wij bijvoorbeeld goed inschatten wat een realistische prijs is en weten wij welke aannemers goed werk leveren. Verder houden wij tijdens de werkzaamheden in de gaten of de afgesproken kwaliteit wordt geleverd en zorgen wij ervoor dat de overlast voor bewoners zo veel als mogelijk wordt beperkt. 

Calypso Rotterdam

Kennismaken en overstappen naar Loeffen VvE Beheer

Vrijblijvende kennismaking, inclusief gratis onderhoudscheck

Als bewoner of bestuurder wilt u vooraf weten met wie u in zee gaat. Ook onze ervaring leert dat voor een succesvolle samenwerking het essentieel is genoeg tijd te nemen om elkaar te leren kennen en de wensen en verwachtingen te bespreken. Indien u in onze diensten geïnteresseerd bent, zullen wij dus altijd een persoonlijk kennismakingsgesprek voorstellen.

 

Wij komen hiervoor graag naar uw VvE, zodat wij gelijk kennis kunnen maken met het gebouw. Na het kennismakingsgesprek kunnen wij indien gewenst op locatie een initieel onderhoudscheck uitvoeren. Tijdens een rondgang door het gebouw zullen wij bijvoorbeeld naar achterstallig onderhoud of mogelijke veiligheidsrisico's kijken. Uiteraard is de kennismaking, inclusief de onderhoudscheck, geheel vrijblijvend. 

Overstapservice

Indien uw keuze op Loeffen VvE Beheer is gevallen, zullen wij u bij de overstap begeleiden. Van een VvE beheerder naar de andere overstappen dient een weloverwogen keuze te zijn. Uw oude VvE beheerder kent immers het gebouw en de geschiedenis van uw VvE. Om te voorkomen dat kennis of belangrijke informatie verloren gaat, hebben wij een standaard overstapprocedure ontwikkelt. Zo zullen wij u bijvoorbeeld ondersteunen in het uitschrijven van de vergadering en indien gewenst aanwezig zijn. Met u oude beheerder zullen wij afspraken maken om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. 

Wij nemen uw VvE in beheer

Nadat u bent overstapt naar Loeffen VvE Beheer, zullen wij uw VvE officieelel in beheer nemen. Hierbij horen standaard de volgende activiteiten:

  • Uitgebreide kennismaking met het VvE Bestuur en commissieleden, inclusief ontwikkeling van een gezamenlijke visie op de toekomst van de vereniging

  • Inlezen in de akte van splitsing en de vergadernotulen van de afgelopen 5 jaren

  • Doornemen van het meerjarig onderhoudsplan (MJOP) en de exploitatiebegroting

  • Een uitgebreide gebouwinspectie om de onderhoudsstand te beoordelen

  • Doorlichten van de lopende contracten met het oog op de kwaliteit van de dienstverlening en de kosten

Loeffen VvE Beheer werkt met het softwarepakket Twinq. Twinq biedt een softwarepakket dat helemaal is toegesneden op VvE's en is het meest gebruikte softwarepakket door VvE's in Nederland. Nadat uw VvE door ons in beheer is genomen zullen de leden een link naar het online portaal van Twinq ontvangen. Hier kunnen zij makkelijk alle stukken terugvinden en online meldingen maken. 

Administratief beheer

  • Up-to-date houden van het ledenregister

  • Bijwonen van bestuursvergaderingen

  • Organiseren en notuleren van de Algemene ledenvergadering (ALV)

  • Verzorgen van schriftelijke volmachten t.b.v. leden die verhinderd zijn

  • Verzorgen van correspondentie voor de VvE

  • Informeren van nieuwe eigenaren over de VvE

  • Overleg met overige bestuursleden

  • Overleg met commissieleden

Financiële administratie

  • Beheren en administreren van op naam van de VvE gestelde bankrekeningen

  • Verzorgen van de crediteuren- en debiteurenadministratie

  • Verzorgen van incassowerkzaamheden

  • Opstellen, naleven en uitvoeren van het incassoproces

  • Opmaken van de jaarrekening

  • Opstellen van de begroting

  • Verzorgen van de stookkostenafrekening

  • Beoordelen van binnengekomen facturen

  • Afhandelen van facturen

Technisch beheer

  • 24 uur per dag bereikbaar voor calamiteiten

  • Signaleren van achterstallig onderhoud en veiligheidsrisico's

  • Adviseren op het gebied van onderhoud

  • Afhandelen van het dagelijks onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten van het appartementencomplex

  • Assisteren bij de uitvoering van onderhoud en werkzaamheden

  • Opvragen en beoordelen van offertes

  • Afsluiten en actualiseren van onderhoudscontracten