Loeffen VvE Beheer heeft recentelijk de opdracht gekregen het appartementencomplex ‘900 Mahler’ op de Zuidas in beheer te nemen. In deze blog vertelt Mark over de bijzonderheden van het gebouw en over de uitdagingen bij het beheer van grote en complexe VvE’s zoals de 900Mahler.
Gesprek gevoerd en vastgelegd door L. Cijfers
Bron foto: Hagemeister, https://www.hagemeister.de/nl/referenties/fassaden-projekte/900-mahler-amsterdam
Mark, sinds 1 juni beheert Loeffen VvE Beheer de 900 Mahler in Amsterdam. Kan je wat meer over het gebouw vertellen?
Zeker, de 900 Mahler is echt een prachtig gebouw! Het is een woontoren geïnspireerd door de bouwstijl van Manhattan in de eerste helft van de 20e eeuw. Dat zie je bijvoorbeeld terug in de baksteen gevel, de gestructureerde opbouw en het rijke interieur. Het gebouw is ontworpen door Inbo Architecten en in 2016 opgeleverd. Naast 127 woningen huisvest de 900 Mahler ook een aantal kantoren en een grote parkeergarage.
Hoe ben je bij de 900 Mahler betrokken geraakt?
Door mijn vorige functie als Managing Director bij de James Company kende ik de 900 Mahler al redelijk goed. De James Company levert service medewerkers op locatie met het doel het leven van de bewoners makkelijker en leuker te maken. De 900 Mahler maakt al een aantal jaren gebruik van de diensten van de James Company. Daardoor kende ik het gebouw en een aantal service medewerkers van de 900 Mahler al.
Daarnaast heb ik in het verleden op een aantal projecten met Paula Verweij van Verweij Vastgoed Consultancy samengewerkt. Zij is als professionele bestuurder aangesteld door de VvE van de 900 Mahler. Wij werken heel goed samen. Dus ik ben heel blij dat ik nu deze grote klus met haar samen ga doen.
De 900 Mahler is een groot en complex gebouw. Denk je dat Loeffen VvE Beheer deze uitdagingen aan kan?
Ja, daar ben ik van overtuigd. Anders had ik de opdracht ook niet aangenomen. Maar natuurlijk is de 900 Mahler een VvE die veel aandacht zal vragen. Dit komt alleen al door de omvang. 127 woningen en daarnaast ook kantoorruimte. Verder is het gebouw opgedeeld in een aantal ondersplitsingen met verschillende kenmerken en rollen in relatie tot de hoofd-VvE. Ook dat het gebouw redelijk nieuw is, zal een rol spelen. Moderne technische systemen, zoals een toegangssysteem en warmte & koude levering, vragen gespecialiseerde kennis. Al deze factoren maken dat het beheer van de 900 Mahler geen eenvoudige klus zal zijn. Maar ik heb er vertrouwen in dat met de kennis die wij in huis hebben, wij er een succes van kunnen maken.
Wat zijn de succesfactoren bij het beheren van grote en complexe VvE’s?
Dat is een goede vraag (denkt na). Bepaalde aspecten in het VvE beheer, zoals een vertrouwensband tussen het bestuur en de beheerder, zijn altijd van belang. Maar er zijn inderdaad een aantal punten die met name bij grote VvE’s, en dan bedoel ik VvE’s boven de 50 appartementsrechten, essentieel zijn.
Ten eerste is fysieke aanwezigheid op het gebouw echt onmisbaar. Daarmee bedoel ik dat je als beheerder bij voorkeur minimaal een keer per maand op het gebouw aanwezig bent. Ik denk dat veel VvE beheerders het belang van deze fysieke aanwezigheid op locatie onderschatten. Alleen door een rondje door het gebouw te lopen en met een aantal bewoners of service medewerkers te praten, kan je als beheerder een gevoel ontwikkelen voor het gebouw en de issues die binnen de VvE spelen.
Ten tweede is het bij grote VvE’s ontzettend belangrijk om scherp te zijn op de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende stakeholders. Bij grote gebouwen als de 900 Mahler zijn ontzettend veel partijen betrokken: particuliere eigenaren, grooteigenaren, de hoofd-VvE en onder-VvE’s, huurders, het bestuur, de beheerder, personeel op locatie, aannemers en sub-aannemers, leveranciers, verzekeraars, de gemeente etc. In de praktijk zie je vaak dat hierdoor discussie ontstaat. Wie is waar verantwoordelijk voor? Vaak worden issues of vragen doorgeschoven naar een andere partij en moeten de bewoners lang wachten voordat problemen zijn opgelost. Daarom is het zo ontzettend belangrijk in een vroeg stadium duidelijke afspraken te maken over wie waarover gaat. Bij Loeffen VvE Beheer gebruiken wij hiervoor de RACI-methode. Hiermee brengen wij in kaart wie per onderwerp verantwoordelijk is en welke rol de andere partijen per onderwerp spelen. Het RACI document wordt aan het begin door alle stakeholders vastgesteld en als later discussie ontstaat over rol- en taakverdeling kan hierop worden terug gevallen.
Bron: LEAN Six Sigma Group, https://leansixsigmagroep.nl/lean-agile-en-six-sigma/raci-model/
Een derde aspect dat heel belangrijk is bij grote VvE’s is contractmanagement. Grote VvE’s hebben talloze contracten lopen met aannemers en leveranciers. De VvE beheerder heeft een actieve rol om ervoor te zorgen dat deze contracten up-to-date zijn. Verder is het van belang dat de beheerder goed in de gaten houdt of de contractpartijen de gemaakte afspraken naleven en de vastgestelde prijzen nog steeds marktconform zijn. Idealiter is er een mechanisme om de lopende contracten periodiek door te lichten (is het contract nog noodzakelijk? Is het serviceniveau op orde? Is de prijs nog steeds marktconform?). Ik vind het bij contractmanagement met name van belang dat de beheerder zich proactief opstelt en niet pas in actie komt als zich problemen voordoen.
Dus wij gaan je in de toekomst vaak in persoon op de 900 Mahler tegenkomen?
Zeker! Dat is zeker mijn ambitie. Als wij nu nog met de vaccinaties opschieten, wordt het alleen maar gezelliger. Daar kijk ik heel erg naar uit. Weer op gebouwen aanwezig zijn en met mensen persoonlijk afspreken.
In de volgende blog: De weg naar Loeffen VvE Beheer - In deze blog vertelt Mark hoe Loeffen VvE Beheer is ontstaan. Wij volgen zijn reis van de opleiding als bouwkundige tot zijn eigen bedrijf Loeffen VvE Beheer.
